高専カンファレンスlol ブース発表担当運営として感じたこと #kosenconf
高専カンファレンスlol(以下、lol)が終わって数日が経ちます。
いるやんです。おはようございます。
先に伝言です。
運営からこれから高専カンファを開く人に対して言っておきたいこと
- Slack使うなら10000件制限すぐに来るので有料機能を使うか、ログをうまいことバックアップすることを推奨します
- フルスクラッチで事務仕事(メール文案を考える)すると運営のコストが跳ね上がるので、他のカンファレンスの情報を出来るだけ流用しましょう
- カンファ直前は見えなかったタスクが急に発生するのでそれまでに必要なことは終了させておきましょう(今回は緊急タスクが本当に発生した)
さて、僕は運営をしてたわけなんですが、取り急ぎ、『ブース発表』の話をしないといけないなと感じたので書き留めます。 高専カンファレンスの説明はこのブログで行うと冗長になるので、適宜 公式サイト を御覧ください。
以下、ブース発表が行われるまでの過程と、運営の裏話みたいなのをお話していきます。 ちょっと長くなりますが、お付き合いください。
ブース発表発生まで
最初にlolが動いたのは2015年の11月23日の文化の日。 キックオフミーティングとして、初期メンバー5人*1でカンファの開催地やテーマについて決定しました。 この時、ミーティングの前半で会のテーマは、3校合同開催ということで"merge"というものに決定していたんですが、ミーティングの最後に急に"lol"というワードが出現し、決定をひっくり返したんです。
101とlolの字形が似ているところ、関西→笑いという連想、今回のカンファの性質にぴったりハマっててなかなかCOOLです。 あとは、数週間Slackで活動→Skypeミーティングというスタイルで決め事していくことが決まりました。
振り返って、lolのぽわぽわロゴはめっちゃ好きですが、テーマが"merge"だったらどんなのになってたんでしょうね？
次のミーティングは12月23日の天皇誕生日。 ちょっと真面目なお話が発生します。
"lol"は英語圏では「(笑)」と同じように用いられるということで、高専カンファレンスを馬鹿にしている印象を与えるのではないか、というご指摘を頂いたのです。 もっともなご指摘ではあったのですが、運営一同、せっかく手にした"lol"というワードを捨てたくないのでこじつけに走ります。 出来たこじつけが以下のもの。
「"lol"はlots of laugh(多くの笑い)の略で、参加者みんなを笑顔にするべく策定しました。(意訳)」
"lol"というワードに関するご指摘は他にも何件か頂きましたが、最終的にはこの考え方で貫かせて頂きました。
それと、このミーティングで決まった重要な事は3つあります。
- 次のミーティングまでに企画を考える
- 新年に運営メンバーを増員する
- 初めての人(他の学科の人とかも)が参加しやすいことを念頭に置く
だんだん動きが活発になる雰囲気を見せてきました。
年が変わって1月10日。成人の日の前日に3回目のミーティングがありました。 遅ればせながらの会場確定が行われます。*2 9割京都で確定とか言ってたのに明石になってなんじゃそりゃってなった方がいたらごめんなさい。 運営メンバーも現実を見始めて、これ以上会場を悩む時間はないって気づいたので慌てて決定してます。
デザイナとして、やましーが運営に加わりました。 やましーに関連するお話はカンファ運営談の中でも面白い話にはなりますが、ここに断片的に書くのもあんまりなので、詳しくはやましーのブログを読んでください、って感じです。
他の運営にもこのタイミングで当たりがついています。 井口のぞ君、零月君、ふるつき君、もは君、amiさんなど、いわゆる筋肉担当の人々です。 彼らの筋肉が1つでも欠けていればlolを無事に開催することは出来なかったでしょう。 それくらい感謝しています。
そして、第3回ミーティングで企画会議が行われます。 企画担当は僕、いるやんが担当しました。 企画は過去の高専カンファのものや、初参加の人でも交流を楽しめるものが多く挙げられました。
いるやん案は高専カンファがよくわからない人でも楽しめるようにと、
- 高専カンファを博覧会みたいにしちゃう
- 参加に必要になるものは可能な限り運営側で用意する
という2点を目指して提案しています。 幾つか挙がった企画案を列挙しておきます。
- lots of forks(発表者が作ったもの/サービスを進化/改善させる企画)
- 俺が作った工作lol(発表者が工作物を持ち込んで展示)
- 名刺代行作成
上2つの意見はそのままブース発表という形になりました。 他にも似たような企画はあったのですが、「それも全部ブースでやったらええやん」ってことでブース発表にひとくくりになりました。 そのせいで、ブース発表が「なんでも出来ます！」ってよくわからないものにはなってしまいましたけど、僕が求めていたブースはすべて見られたので、その点では運が良かったとは感じています。*3
名刺代行作成はそのままやましーに丸投げしました。結果的に大好評との事だったので良かったです。 優秀なデザイナさんがいてくれて嬉しいと思う以外の感情はありません。
本当にありがとうございます。
ブース発表準備
この後、いるやんは企画担当からブース・設営担当となるわけなのですが、あとはもう、ドタバタの連続という感じになります。 発表者募集が始まる直前まで合併教室(ブース発表会場A)の用件がわからなくて飛び込みで予約して調査をしたり、そもそも発表者が集まらなかったり*4。
運営ですら初めてでわからないのに、発表者の皆さんがブース発表の勝手を理解するなんて当然無茶な話で、発表者のみなさんはどれほど不安に思われたことでしょうか。 可能な限り必要な資材は運営側で用意する*5ことや、Twitterなどで浮かんでいる疑問をらりょすに拾ってきてもらって対応するなど、筋肉は尽くしたつもりですが、不用意さがあったことは言うまでもありません。
その筆頭が、開催1週間前の会場分割です。
どうしてそのタイミングまで気づかなかったのかを論じるとひとえに運営の不手際というか、「まさか会場に人が入らないなんて～」と思っていた節があるからなんですが、冷静に、今になって考えれば、混雑はもっと早くに予想することが可能でした。 対策は急速に行われました。
問題は2点ありました。
- 教室に人が入りすぎて移動ができない
- ブース1つ当たりの観覧する人の数が多すぎる
上の問題は単純に資材格納庫として使っていた大会議室を開放することで解決できたのですが、下の問題はそれだけでは解決できませんでした。 大会議室の広さを確認するのに数日かかる以上、民主的な方策をとる余裕はありませんでした。
結果、いるやんの独断で以下の策を決行しました。
運営各所(プレゼン担当とかデザイナさんとか)に仕事を投げつけたら一瞬で返事がきて感動しました。 また、3Dプリンタは明石高専の職員の方の私物、明石高専ものづくり研究会にも急なお願いをしたりして、状況は飲み込めなかったでしょうが、賛同いただいたためにすべての策を講じることが出来ました。
関係各位には、感謝してもしきれません。 もの研さんはぜひ高専カンファレンスlol参加記をブログに書いてください。
ブース発表会場の危機に気づいてから、発表会場の変更を告知するまでに3-4日程度しかかからなかったのは本当に運が良かっただけです。 発表者のみなさまには直前にご連絡することになり、申し訳ございません。と何度言えば足りるのかわからない程です。本当にすみません。愛想つかさないでくださってありがとうございます。
結果的にこの処置がすべてうまく行ったとは思っていません。 飛び込みLTではライブスライド作成という伝説が生まれたり、話せなかったことを話してすっきりされた方がいらっしゃるのは事実です。 しかしその結果、過疎が起こるブースが発生したこともまた事実です。 これは、100%運営、その中でもいるやんの責任であり、責められることは覚悟しています。
lolに参加してくださった方が楽しいと思ってくださるのは間違いなく正義ではありますが、発表者の方が「次からは出たくない」と感じてしまうことは看過できる問題ではありません。 その辺りのバランスは次にブース発表を行う際に必ず考慮しないといけない問題として認識しています。
ブース発表が終わって、次のブース発表に向けて
懇親会の最後、いるやんはメガホンで参加者のみなさんにお願いをしました。 「lolが終わったら、ブログに"ブース発表楽しかった！！！"と書いてください！」 これの真意、というか後付けなんですが、それを申し上げると。
lolのブース発表は洗練されてなくてぱっとしなかったかと思います。 しかし、ブース発表はこれからの高専カンファレンスの目玉になりうる素質があると思っています。 次にブース発表が行われるのはすぐではないかもしれません。 その時に、「ブース発表って、どんなんやったっけ？」とならないためには*6、みなさんのブログのlolブース発表への言及が必要なのです。
ブース配信を行った目的はみなさんの活動のご紹介というのが1つの理由ですが、運営としても狙いがありました。 それは、『今後の開催のために映像資料を残す』というものです。 しかし、実は、配信のトラブルがあって映像資料を残すことが出来ませんでした。
恥を承知で皆さんにお願いです。かくなる上は、みなさんのスマホやカメラの中に入っているブース発表の写真をみなさんのブログに載せて欲しいのです。 「また、ブース発表をどこかで見たいのなら」、です。
僕は見たいです。 今回のようにバタバタ運営として走り回るのもそれはそれで楽しかったですけれど、次はゆっくり、ただの参加者として、観覧したいのです。 どうか、お願い致します。
*1:でなり・ざくろ・らりょす・鯖・いるやん
*2:実際には許可関係が有るので1週間ほど後の告知にはなったけど
*3:発表者様の参加記などを読ませていただくと、「ここが良くなかった」とか、「全然うまく行かなかった」というような意見が見受けられます。頂いたご意見は反映して、次回以降の高専カンファに活かしていくつもりです。
*4:そりゃ誰もブース発表わからないんだから当然といえば当然なんですが、締め切り約1週間前なのに3人くらい足りないっていう状況でした。Yuya Okaさんにプレゼン発表から移動していただいて、ブースの発表者を増やすようにお願いしたところ快諾いただけたことは本当に感謝しております。
*5:ディスプレイなどは運営の私物。学校から借用の許可が降りないとわかってからの決断は速かったです。
*6:運営の調査によると実は4年前に行われた新春カンファレンスでもブース展示発表が行われていたそうなのですが、ほとんどドキュメントが残っていないようでほとんど参考にすることが出来ませんでした。
